Leistungsverzeichnis für die Unterhaltsreinigung aufbauen

Wozu ein Leistungsverzeichnis überhaupt da ist

Ein Leistungsverzeichnis ist kein Formalakt für die Vergabe. Es ist das Dokument, aus dem heraus später gearbeitet, kontrolliert und abgerechnet wird. Die Reinigungskraft im Objekt richtet ihren Tag danach aus, die Objektleitung prüft danach, und im Streitfall wird danach gemessen, ob eine Leistung erbracht wurde oder nicht. Alles, was im Leistungsverzeichnis nicht steht, ist auch nicht beauftragt.

Deshalb entsteht der größte Teil der späteren Reibung schon beim Schreiben. Ein Verzeichnis, das nur aus Sätzen wie 'Büros werden regelmäßig gereinigt' besteht, produziert genau die Diskussionen, die es verhindern sollte. Was heißt regelmäßig? Gehört der Papierkorb dazu? Werden Schreibtische abgewischt, wenn Unterlagen darauf liegen? Wird der Fußboden gewischt oder gekehrt? Jede dieser Fragen kostet später Zeit, und in der Zwischenzeit macht jede Reinigungskraft es anders.

Ein gutes Leistungsverzeichnis beantwortet drei Fragen für jede Fläche im Objekt: Was wird getan, wie oft wird es getan, und woran erkennt man, dass es getan wurde. Die dritte Frage wird am häufigsten vergessen und ist die wichtigste. Sie unterscheidet eine Tätigkeitsbeschreibung von einer Ergebnisbeschreibung. Eine Tätigkeitsbeschreibung lautet: Fußboden feucht wischen. Eine Ergebnisbeschreibung lautet: Fußboden frei von losem Schmutz, Flecken und Schuhabdrücken, Randbereiche und Ecken eingeschlossen.

Der Unterschied wird an der Fußleiste sichtbar. Wer nur die Tätigkeit beschreibt, bekommt einen Boden, dessen Mitte gewischt ist und dessen Ränder nach vier Wochen einen grauen Streifen tragen. Wer das Ergebnis beschreibt, hat einen prüfbaren Maßstab. Beide Formulierungen kosten dieselbe Zeile im Dokument, aber nur eine davon lässt sich reklamieren.

Raumgruppen bilden: die Grundstruktur jedes LV

Der erste Schritt ist nicht das Schreiben von Positionen, sondern das Sortieren der Flächen. Ein Bürogebäude mit 4.000 Quadratmetern hat vielleicht 180 Räume, aber nur sieben oder acht Raumgruppen. Eine Raumgruppe fasst Flächen zusammen, die dieselbe Nutzung, dieselbe Verschmutzungsart und denselben Reinigungsbedarf haben. Alle Einzelbüros sind eine Gruppe, alle Sanitärbereiche eine zweite, Verkehrsflächen eine dritte.

Diese Sortierung erspart Ihnen den häufigsten Fehler in Leistungsverzeichnissen: die raumweise Beschreibung. Wer für jeden der 180 Räume eine eigene Positionsliste schreibt, erzeugt ein Dokument, das niemand liest und das bei jeder Umnutzung veraltet. Wer sieben Raumgruppen bildet und ihnen die Flächen aus dem Raumbuch zuordnet, hat ein Dokument, das auch nach dem nächsten Umzug noch stimmt. Geändert wird dann nur die Zuordnung im Raumbuch, nicht das Leistungsverzeichnis.

Typische Raumgruppen in einem Verwaltungsobjekt sind: Büro- und Besprechungsräume, Sanitärbereiche, Verkehrsflächen und Treppenhäuser, Teeküchen und Sozialräume, Eingangs- und Empfangsbereiche, Lager- und Technikräume sowie Sonderbereiche wie Serverräume oder Archive. In Produktionsobjekten kommen Fertigungs-, Umkleide- und Pausenbereiche hinzu, in Pflegeobjekten Patienten- und Funktionsbereiche mit eigenen Hygieneanforderungen.

Jede Raumgruppe braucht eine Flächenangabe in Quadratmetern. Ohne diese Zahl kann kein Anbieter kalkulieren, weil die Reinigungszeit direkt aus Fläche und Flächenleistung folgt. Die Fläche sollte aus dem Raumbuch stammen und nach Bodenbelag differenziert sein, denn ein Quadratmeter Teppich in der Unterhaltsreinigung verhält sich anders als ein Quadratmeter Linoleum. Rechnen Sie die Flächen einmal zusammen und gleichen Sie die Summe mit der Gesamtnutzfläche ab. Wenn 400 Quadratmeter fehlen, fehlt eine Raumgruppe.

Positionen: was in einer Zeile stehen muss

Eine Position beschreibt eine Leistung an einem Objektbestandteil. Sie besteht aus vier Bestandteilen: dem Bestandteil selbst, der Tätigkeit, dem Ergebnis und dem Rhythmus. Fehlt einer davon, ist die Position unvollständig. Fehlt der Rhythmus, ist sie nicht kalkulierbar. Fehlt das Ergebnis, ist sie nicht kontrollierbar.

Ordnen Sie die Positionen innerhalb jeder Raumgruppe nach Bauteilen von unten nach oben: Bodenbelag, Sockelbereich, Mobiliar und Arbeitsflächen, Sanitärobjekte, Türen und Griffe, Glasflächen im Innenbereich, sonstige Ausstattung. Diese Reihenfolge entspricht der Logik der Arbeit und macht das Verzeichnis vorlesbar. Wer eine Position sucht, findet sie an der erwarteten Stelle.

Vermeiden Sie Sammelpositionen wie 'übrige Oberflächen nach Bedarf'. Solche Formulierungen sind entweder überflüssig, weil sie nichts beauftragen, oder gefährlich, weil sie im Streitfall alles bedeuten können. Wenn Sie eine Restkategorie brauchen, benennen Sie sie konkret: Fensterbänke, Heizkörperabdeckungen, freiliegende Kabelkanäle. Drei Begriffe sind besser als eine offene Formulierung.

Zwei Abgrenzungen gehören ausdrücklich hinein, weil sie sonst regelmäßig zwischen Auftraggeber und Dienstleister strittig sind. Erstens: Werden Schreibtische auch dann gereinigt, wenn Unterlagen darauf liegen? Die übliche Regelung ist, dass nur freie Flächen gereinigt werden. Wenn Sie mehr wollen, müssen Sie es schreiben. Zweitens: Was passiert mit Geschirr in Teeküchen? Auch hier ist die übliche Regelung, dass Geschirr nicht Teil der Unterhaltsreinigung ist. Beide Punkte kosten eine Zeile und sparen ein Jahr Diskussion.

Sinnvoll ist außerdem eine Spalte für die Mengeneinheit. Bodenflächen werden in Quadratmetern geführt, Sanitärobjekte in Stück, Türen in Stück, Glasflächen im Innenbereich in Quadratmetern. Wer alles in Quadratmetern führt, bekommt bei Sanitärbereichen falsche Preise, weil dort nicht die Fläche den Aufwand bestimmt, sondern die Zahl der Objekte.

Rhythmen festlegen, ohne das Budget zu sprengen

Der Rhythmus ist der Preistreiber im Leistungsverzeichnis. Eine Position täglich statt wöchentlich auszuführen, verfünffacht ihren Anteil an den Kosten. Deshalb lohnt es sich, jede Position einzeln zu prüfen, statt pauschal ein Unterhaltsintervall über die ganze Raumgruppe zu legen.

Die übliche Notation nennt Einsätze pro Woche: 5x wöchentlich für arbeitstäglich, 2x wöchentlich, 1x wöchentlich, 14-täglich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich. Schreiben Sie die Zahl, nicht das Wort. 'Täglich' ist mehrdeutig, weil ein Objekt an fünf, sechs oder sieben Tagen genutzt werden kann. '5x wöchentlich, Montag bis Freitag' ist eindeutig.

Als Orientierung für ein normal genutztes Verwaltungsobjekt gilt: Sanitärbereiche und stark frequentierte Verkehrsflächen arbeitstäglich, Büroböden ein- bis zweimal wöchentlich, Schreibtischflächen ein- bis zweimal wöchentlich, Papierkörbe arbeitstäglich, Türgriffe und Lichtschalter ein- bis zweimal wöchentlich, Fensterbänke wöchentlich, Heizkörper und Sockelleisten monatlich, Türblätter vierteljährlich. Das sind branchenübliche Werte, keine Norm, und sie müssen zur tatsächlichen Belegung passen.

Bei Büroböden lohnt sich eine Differenzierung, die viele Verzeichnisse auslassen: Der Boden muss nicht überall gleich oft gereinigt werden. In einem Einzelbüro mit einer Person reicht oft eine wöchentliche Reinigung, während ein Großraumbereich mit dreißig Arbeitsplätzen und Laufwegen zur Teeküche mehr braucht. Wenn Sie diese Differenzierung im Verzeichnis abbilden, bekommen Sie ein Angebot, das dem realen Aufwand entspricht, statt einen Mischpreis, der beide Bereiche gleich behandelt.

Beispiel-Leistungsverzeichnis für ein Büroobjekt

Das folgende Beispiel zeigt den Ausschnitt eines Leistungsverzeichnisses für ein Verwaltungsgebäude mit rund 3.000 Quadratmetern Nutzfläche. Es ist bewusst knapp gehalten und bildet nicht alle Positionen ab, sondern die Struktur: Raumgruppe, Position mit Ergebnis, Menge, Einheit, Rhythmus. Genau diese fünf Spalten reichen aus, damit ein Anbieter kalkulieren und eine Objektleitung kontrollieren kann.

Beachten Sie in der Tabelle, dass die Sanitärbereiche nach Stück geführt werden, die Bodenflächen nach Quadratmetern. Beachten Sie außerdem, dass in derselben Raumgruppe unterschiedliche Rhythmen stehen können: Der Papierkorb wird häufiger geleert als der Boden gewischt. Wer beides gleichsetzt, zahlt entweder zu viel oder bekommt zu wenig.

Sichtreinigung und Bedarfsreinigung sauber abgrenzen

Neben dem festen Rhythmus gibt es zwei Leistungsarten, die häufig unsauber ins Verzeichnis geraten. Die erste ist die Sichtreinigung: Eine Fläche wird nicht turnusmäßig komplett gereinigt, sondern auf sichtbare Verschmutzung geprüft und nur dort behandelt. Das ist sinnvoll bei Flächen mit geringer und unregelmäßiger Verschmutzung, etwa bei Wandflächen, Glastrennwänden im Innenbereich oder Türblättern zwischen den turnusmäßigen Durchgängen.

Sichtreinigung ist kein Sparmodell, sondern eine Beschreibung des Vorgehens. Sie muss trotzdem einen Rhythmus haben, nämlich den Rhythmus der Sichtprüfung. 'Glastrennwände Sichtreinigung, 1x wöchentlich' bedeutet: einmal pro Woche wird geprüft und nach Befund gereinigt. Ohne diesen Prüfrhythmus bedeutet Sichtreinigung faktisch nichts, weil niemand verpflichtet ist hinzusehen.

Die zweite ist die Bedarfsreinigung. Sie wird nicht turnusmäßig ausgelöst, sondern durch ein Ereignis oder eine Meldung. Typische Fälle sind Verschmutzungen nach Veranstaltungen, Wasserschäden oder starkem Regen im Eingangsbereich. Bedarfsreinigung gehört in ein Leistungsverzeichnis nur mit Preis und Reaktionszeit. Ohne Stundensatz und Reaktionsfrist ist sie ein offener Posten, der jede Kostenplanung unbrauchbar macht.

Halten Sie beide Leistungsarten getrennt von der eigentlichen Unterhaltsreinigung. Wenn Sichtreinigungen und Bedarfsleistungen in dieselbe Pauschale gerechnet werden, verschwindet die Nachvollziehbarkeit. Sie erkennen dann nicht mehr, ob ein steigender Aufwand aus mehr Fläche, mehr Frequenz oder mehr ungeplanten Einsätzen kommt.

Sonderleistungen: was nicht in die Pauschale gehört

Sonderleistungen sind alle Arbeiten, die nicht im wöchentlichen oder monatlichen Turnus liegen und einen eigenen Ansatz brauchen. Dazu gehören Grundreinigungen von Bodenbelägen mit anschließender Neubeschichtung, Teppichtiefenreinigung, Glasreinigung außen, Reinigung nach Umbau- oder Malerarbeiten, Fassaden- und Sonnenschutzreinigung sowie Sonderaufgaben wie das Auswaschen von Abfallbehältern.

Führen Sie Sonderleistungen in einem eigenen Abschnitt des Leistungsverzeichnisses mit Einheitspreisen. Ein Einheitspreis pro Quadratmeter oder pro Stück ist dabei einer Pauschale vorzuziehen, weil er sich später auf veränderte Mengen anwenden lässt. Wenn Sie in zwei Jahren eine zusätzliche Etage anmieten, brauchen Sie kein neues Angebot, sondern multiplizieren den vereinbarten Einheitspreis.

Legen Sie außerdem fest, wer eine Sonderleistung auslöst und in welcher Form. Die übliche Regelung ist eine schriftliche Beauftragung durch eine namentlich benannte Person auf Auftraggeberseite, mit Angabe von Fläche und Termin. Ohne diese Regelung entsteht der klassische Konflikt am Jahresende, bei dem Leistungen abgerechnet werden, an deren Beauftragung sich niemand erinnert.

Ein Sonderfall sind Glasflächen. Innenliegende Glasflächen gehören meist in die Unterhaltsreinigung, außenliegende in die Sonderleistungen, weil sie Zugangstechnik brauchen. Schreiben Sie im Verzeichnis, welche Flächen von welcher Seite und in welchem Turnus gereinigt werden, und ob Rahmen und Falze eingeschlossen sind. Der Rahmen ist der häufigste Streitpunkt bei der Glasreinigung.

Qualitätskontrolle im Leistungsverzeichnis verankern

Ein Leistungsverzeichnis ohne Kontrollteil beschreibt einen Soll-Zustand, den niemand nachhält. Deshalb gehört in jedes Verzeichnis ein Abschnitt zur Qualitätskontrolle: wie oft geprüft wird, nach welchem Verfahren, wer teilnimmt und was bei Abweichungen passiert.

Ein praktikables Modell ist eine monatliche gemeinsame Begehung von Objektleitung und Auftraggeber mit stichprobenartiger Prüfung ausgewählter Raumgruppen, dokumentiert in einem kurzen Protokoll mit Datum, geprüften Bereichen, Befund und Frist zur Nachbesserung. Für die stichprobenbasierte Bewertung von Reinigungsleistungen gibt es mit DIN 13549 ein Normverfahren, das Annahmezahlen und Stichprobenumfänge definiert. Ob Sie es einsetzen, hängt von der Objektgröße ab; für kleinere Objekte ist ein einfaches Protokoll oft angemessener als ein statistisches Verfahren.

Wichtiger als das Verfahren ist die Rechtsfolge. Schreiben Sie, was passiert, wenn ein Mangel festgestellt wird: Frist zur Nachbesserung, in der Regel innerhalb eines Werktags bei Sanitär- und Verkehrsflächen, danach Minderung. Ohne diese Kette bleibt die Kontrolle folgenlos und wird nach dem dritten Mal nicht mehr durchgeführt.

Nehmen Sie auch die Personalseite auf: eine benannte Objektleitung mit Erreichbarkeit, eine Vertretungsregelung bei Urlaub und Krankheit und die Frage, ob die Objektleitung selbst mitreinigt oder ausschließlich führt. Bei kleineren Objekten ist eine mitarbeitende Revierleitung üblich, bei großen eine eigenständige Objektleitung. Beides ist vertretbar, aber es sollte im Verzeichnis stehen, weil es den Preis merklich beeinflusst.

Die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden

Der erste Fehler ist das fehlende Aufmaß. Ein Leistungsverzeichnis ohne belastbare Quadratmeterzahlen zwingt jeden Anbieter zum Schätzen, und Schätzungen fallen unterschiedlich aus. Die Angebote sind dann nicht vergleichbar, und der günstigste Anbieter ist oft nur derjenige, der am kleinsten geschätzt hat. Messen Sie die Flächen oder lassen Sie sie messen, bevor Sie das Verzeichnis versenden.

Der zweite Fehler ist das Kopieren eines fremden Verzeichnisses. Ein Verzeichnis aus einem Schulgebäude passt nicht auf ein Bürohaus, und ein Verzeichnis aus einem Bürohaus passt nicht auf eine Produktionshalle. Übernehmen Sie die Struktur, nie die Inhalte. Erkennbar wird der Fehler an Positionen, die es im Objekt gar nicht gibt, etwa Turnhallenböden in einem Verwaltungsgebäude.

Der dritte Fehler ist die Vermischung von Frequenz und Ergebnis. Sätze wie 'die Sauberkeit ist jederzeit sicherzustellen' neben einer Position mit wöchentlichem Rhythmus erzeugen einen Widerspruch, der im Zweifel zulasten des Auftraggebers ausgelegt wird oder den Preis in die Höhe treibt, weil der Anbieter sich absichern muss. Entscheiden Sie sich pro Position für einen Maßstab.

Der vierte Fehler ist das Fehlen von Rahmenbedingungen. Reinigungszeiten, Zutrittsregelungen, Schlüsselverwaltung, Stellflächen für Reinigungswagen, Verfügbarkeit von Wasser- und Stromanschlüssen sowie die Frage, wer Verbrauchsmaterial stellt, gehören ins Verzeichnis. Ob Papierhandtücher und Seife vom Auftraggeber oder vom Dienstleister kommen, macht bei einem mittleren Objekt einen vierstelligen Jahresbetrag aus und wird trotzdem regelmäßig vergessen.

Der fünfte Fehler ist ein Verzeichnis, das nach der Vergabe in der Schublade verschwindet. Ein Leistungsverzeichnis ist ein Betriebsdokument. Es gehört in den Objektordner, es wird bei jeder Begehung herangezogen, und es wird fortgeschrieben, wenn sich Flächen oder Nutzung ändern. Ein Verzeichnis, das seit vier Jahren nicht angefasst wurde, beschreibt in der Regel ein Objekt, das es so nicht mehr gibt.

Prüfen Sie das Leistungsverzeichnis einmal jährlich gegen das Raumbuch. Flächenänderungen, Umnutzungen und neue Bodenbeläge fallen sonst erst auf, wenn die Qualität sinkt oder eine Nachtragsforderung auf dem Tisch liegt.

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