Die Reinigungsfirma wechseln, ohne dass die Qualität einbricht

Wann ein Wechsel die richtige Antwort ist und wann nicht

Ein Dienstleisterwechsel ist teuer, auch wenn er auf dem Papier billiger wird. Er kostet interne Zeit für Ausschreibung, Auswahl und Übergabe, er kostet Qualität in der Einarbeitungsphase, und er kostet Vertrauen bei den Nutzern des Objekts, die für einige Wochen ein schlechteres Ergebnis sehen. Deshalb lohnt sich vor jedem Wechsel die nüchterne Frage, ob das Problem beim Dienstleister liegt oder in der Grundlage, auf der er arbeitet.

Erfahrungsgemäß liegt ein erheblicher Teil der Beschwerden nicht an mangelnder Leistung, sondern an einem Leistungsverzeichnis, das nie zur tatsächlichen Nutzung gepasst hat oder seit Jahren nicht fortgeschrieben wurde. Wenn ein Bereich vor vier Jahren als Lager geführt wurde und heute dreißig Arbeitsplätze trägt, ist ein wöchentlicher Rhythmus zu wenig, und daran ändert kein Anbieterwechsel etwas. Der neue Dienstleister übernimmt dann dieselbe unpassende Grundlage und liefert nach sechs Monaten dasselbe Ergebnis.

Prüfen Sie deshalb drei Punkte, bevor Sie kündigen. Erstens: Sind die beanstandeten Leistungen überhaupt beauftragt und mit welchem Rhythmus? Zweitens: Gab es dokumentierte Mängelanzeigen mit Frist, und wie hat der Dienstleister darauf reagiert? Drittens: Wurde eine Änderung des Leistungsumfangs angeboten und abgelehnt? Wenn die Antworten zeigen, dass die Grundlage stimmt und der Dienstleister trotz mehrfacher Fristsetzung nicht liefert, ist der Wechsel begründet.

Ein zweiter legitimer Wechselgrund ist der Preis, allerdings nur bei gleicher Leistungsgrundlage. Ein Angebot, das zwanzig Prozent unter dem laufenden Vertrag liegt, ist nur dann günstiger, wenn es dieselben Flächen im selben Rhythmus abbildet. Andernfalls vergleichen Sie zwei unterschiedliche Leistungen und der Preisunterschied ist eine Rechengröße ohne Aussage.

Kündigungsfristen und der richtige Zeitpunkt

Der erste Blick gilt dem Vertrag. Reinigungsverträge sind in der Regel Dienstverträge mit fester Laufzeit oder unbestimmter Laufzeit und vereinbarter Kündigungsfrist. Verbreitet sind Fristen von drei Monaten zum Quartals- oder Jahresende, teilweise auch längere Fristen bei mehrjährigen Verträgen. Steht im Vertrag nichts, greifen die gesetzlichen Regeln für Dienstverträge, die deutlich kürzer sein können, aber selten die Praxis abbilden.

Achten Sie auf zwei Klauseln, die regelmäßig übersehen werden. Die erste ist die automatische Verlängerung: Viele Verträge verlängern sich stillschweigend um ein Jahr, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Die zweite ist die Schriftformklausel. Wo Schriftform vereinbart ist, reicht eine E-Mail unter Umständen nicht aus. Ein Brief mit Zustellnachweis kostet wenige Euro und schließt diese Diskussion aus.

Planen Sie rückwärts vom Kündigungstermin. Ein Beispiel für einen Vertrag mit drei Monaten Frist zum Jahresende: Die Kündigung muss bis zum 30. September zugehen. Für eine ordentliche Ausschreibung mit Objektbegehung, Angebotsfrist und Auswertung rechnen Sie zehn Wochen, also Start Mitte Juli. Für die Aktualisierung von Raumbuch und Leistungsverzeichnis kommen vier Wochen dazu, also Beginn Mitte Juni. Wer im September anfängt zu überlegen, verliert ein Jahr oder wechselt schlecht vorbereitet.

Kündigen Sie nicht ins Leere. Es ist verlockend, erst zu kündigen und dann auszuschreiben, weil das Druck erzeugt. In der Praxis führt es dazu, dass Sie unter Zeitdruck vergeben und die Übergabe in die letzten zwei Wochen des Jahres fällt, also in eine Zeit mit Urlaub, Feiertagen und geschlossenen Objektbereichen. Der bessere Ablauf ist: erst den Nachfolger auswählen, dann fristgerecht kündigen.

Ein Wechseltermin zum Monatsersten ist einem Termin mitten im Monat vorzuziehen. In Verwaltungsobjekten sind der 1. März und der 1. September günstige Termine, weil Belegung und Personalstand dann stabil sind.

Paragraf 613a BGB: Betriebsübergang oder bloße Auftragsnachfolge

Beim Wechsel der Reinigungsfirma steht regelmäßig die Frage im Raum, was mit den Menschen passiert, die das Objekt bisher gereinigt haben. Die maßgebliche Norm ist Paragraf 613a BGB. Sie bestimmt, dass bei einem Übergang eines Betriebs oder Betriebsteils durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber die bestehenden Arbeitsverhältnisse auf den Erwerber übergehen, mit allen Rechten und Pflichten.

Entscheidend ist der Begriff der wirtschaftlichen Einheit. Ein Betriebsübergang setzt voraus, dass eine auf Dauer angelegte organisierte Gesamtheit von Ressourcen ihre Identität bewahrt und beim neuen Inhaber fortgeführt wird. Bei produzierenden Betrieben sind das meist Maschinen, Gebäude und Vorräte. Die Gebäudereinigung ist dagegen eine betriebsmittelarme Branche: Die wesentliche Ressource ist die Arbeitskraft, nicht das Sachkapital. Ein Reinigungswagen und ein Satz Mopps machen keine wirtschaftliche Einheit aus.

Daraus folgt der Grundsatz, den die Rechtsprechung für betriebsmittelarme Dienstleistungen entwickelt hat: Eine Identität wahrende Einheit liegt in der Regel dann vor, wenn der neue Auftragnehmer einen nach Zahl und Sachkunde wesentlichen Teil der bisher eingesetzten Belegschaft übernimmt. Übernimmt er die Beschäftigten nicht, sondern setzt eigenes Personal ein, handelt es sich um eine bloße Auftrags- oder Funktionsnachfolge, und die ist für sich genommen kein Betriebsübergang.

Praktisch bedeutet das eine Weichenstellung, die der neue Dienstleister mit seiner Personalplanung selbst stellt. Wer die eingespielte Objektmannschaft übernimmt, weil sie das Haus kennt, löst damit in der Regel die Rechtsfolgen des Paragrafen 613a BGB aus. Wer mit eigenen Kräften startet, tut das nicht. Beides ist zulässig, hat aber unterschiedliche Folgen für Kosten, Anlaufqualität und Risiko.

Für Sie als Auftraggeber ist das keine akademische Frage. Die Antwort bestimmt, ob am ersten Tag ein Team im Haus steht, das die Räume kennt, oder ein Team, das eingewiesen werden muss. Sie sollten die Frage deshalb in der Ausschreibung stellen und die Antwort dokumentieren, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Was das für das Reinigungspersonal konkret bedeutet

Liegt ein Betriebsübergang vor, tritt der neue Arbeitgeber in die bestehenden Arbeitsverhältnisse ein. Er übernimmt die Beschäftigten mit ihrer bisherigen Betriebszugehörigkeit, ihrem Entgelt und ihren sonstigen vertraglichen Ansprüchen. Rechte aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen werden nach Paragraf 613a BGB grundsätzlich Inhalt des Arbeitsverhältnisses und dürfen für einen bestimmten Zeitraum nicht zum Nachteil der Beschäftigten geändert werden, sofern beim Erwerber keine anderen Kollektivregelungen gelten.

Paragraf 613a Absatz 4 BGB verbietet die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses wegen des Betriebsübergangs. Der Übergang selbst darf also weder für den bisherigen noch für den neuen Arbeitgeber der Kündigungsgrund sein. Kündigungen aus anderen Gründen bleiben möglich, aber die Beweisführung wird in zeitlicher Nähe zum Übergang naturgemäß schwierig.

Absatz 5 verpflichtet den bisherigen oder den neuen Arbeitgeber, die betroffenen Beschäftigten vor dem Übergang in Textform zu unterrichten. Die Unterrichtung muss Zeitpunkt, Grund, rechtliche, wirtschaftliche und soziale Folgen sowie geplante Maßnahmen benennen. Nach Absatz 6 können die Beschäftigten dem Übergang innerhalb eines Monats nach Zugang dieser Unterrichtung schriftlich widersprechen. Ist die Unterrichtung fehlerhaft, beginnt die Frist nicht zu laufen, und der Widerspruch bleibt lange möglich.

Für die Gebäudereinigung kommt eine tarifliche Ebene hinzu. Der Rahmentarifvertrag für das Gebäudereinigerhandwerk enthält Regelungen zum Umgang mit Beschäftigten bei einem Objektwechsel, und für die Branche gilt ein allgemeinverbindlicher Mindestlohn. Welche Fassung im konkreten Fall gilt und welche Pflichten daraus folgen, ist von Objekt und Vertragsdatum abhängig und sollte im Einzelfall geprüft werden.

Als Auftraggeber sind Sie an diesen Rechtsbeziehungen nicht unmittelbar beteiligt, weil sie zwischen den beiden Dienstleistern und deren Beschäftigten bestehen. Sie sind aber mittelbar betroffen. Ein ungeklärter Personalübergang äußert sich am Wechseltag in unbesetzten Revieren, und ein Rechtsstreit zwischen altem und neuem Anbieter bindet dort Aufmerksamkeit, wo Ihr Objekt eingearbeitet werden müsste. Fragen Sie deshalb in der Ausschreibung ausdrücklich nach dem geplanten Personaleinsatz.

Schlüssel, Zutritt und Sicherheit

Die Schlüsselübergabe ist der Punkt, an dem Wechsel am häufigsten schiefgehen, und zwar nicht wegen des neuen, sondern wegen des alten Dienstleisters. Über Jahre entstehen Zweitschlüssel, Transponder werden bei Personalwechseln weitergereicht, und die Zahl der ausgegebenen Zutrittsmittel stimmt selten mit der Zahl im Schlüsselbuch überein.

Beginnen Sie deshalb mindestens sechs Wochen vor dem Wechsel mit einem Abgleich. Verlangen Sie vom bisherigen Dienstleister eine schriftliche Aufstellung aller in seinem Besitz befindlichen Schlüssel, Transponder und Zugangscodes mit Bezeichnung und Anzahl, und gleichen Sie diese mit Ihrem eigenen Bestand ab. Differenzen klären Sie vor dem Wechseltag, nicht danach.

Legen Sie fest, dass die Rückgabe protokolliert und gegengezeichnet wird, mit Datum, Stückzahl und Bezeichnung je Schlüsselgruppe. Erst nach vollständiger Rückgabe wird die Schlussrechnung freigegeben. Diese Kopplung ist die einzige wirksame Durchsetzung, die Sie haben, und sie gehört bereits in den ursprünglichen Vertrag.

Bei elektronischen Schließanlagen ist die Sache einfacher und sollte trotzdem geplant werden: Berechtigungen des alten Dienstleisters werden zum Ablauf des letzten Vertragstags gesperrt, die des neuen zum Beginn des ersten. Achten Sie darauf, dass beide Termine nicht auf ein Wochenende fallen, wenn niemand die Anlage bedienen kann.

Bei mechanischen Anlagen gilt: Fehlt auch nur ein Schlüssel einer Zentralschließanlage, steht die Frage eines Austauschs im Raum, und das ist ein vierstelliger bis fünfstelliger Betrag. Klären Sie vorab, wer diese Kosten trägt, und prüfen Sie, ob eine Schlüsselverlustversicherung besteht.

Die Übergabe strukturieren

Eine Übergabe ist mehr als der Wechsel des Namens auf der Rechnung. Der neue Dienstleister braucht Unterlagen, Zugang und Zeit, und Sie brauchen eine dokumentierte Ausgangslage, damit spätere Mängel zugeordnet werden können. Der folgende Zeitplan hat sich für Objekte mittlerer Größe bewährt und lässt sich auf größere Objekte strecken.

Der wichtigste Termin darin ist die gemeinsame Bestandsaufnahme vor dem Wechsel. Gehen Sie mit dem neuen Anbieter durch das Objekt und halten Sie den Zustand fest, gern mit Fotos der kritischen Flächen: Bodenbeläge mit sichtbaren Belagsaufbauten, Sanitärbereiche mit Kalkablagerungen, Fugenzustand, Randbereiche. Ohne diese Aufnahme wird jeder Altzustand nach vier Wochen dem neuen Dienstleister zugeschrieben, und Sie zahlen für die Beseitigung von Rückständen, die Sie eigentlich beim Vorgänger hätten reklamieren müssen.

Die ersten acht Wochen entscheiden

In der Anlaufphase ist die Leistung fast immer schlechter als im eingeschwungenen Zustand, und zwar unabhängig von der Qualität des Anbieters. Neue Kräfte kennen die Wege nicht, wissen nicht, welche Tür klemmt und welcher Raum freitags belegt ist, und brauchen für dieselbe Fläche mehr Zeit. Wer das einplant, kommt ruhig durch diese Wochen. Wer es nicht einplant, eskaliert in Woche zwei und beschädigt eine Zusammenarbeit, die noch gar nicht begonnen hat.

Machen Sie die Erwartung an die Anlaufphase im Vertrag explizit: eine definierte Einarbeitungszeit von vier bis acht Wochen, in der Abweichungen gemeldet und behoben, aber nicht sofort gemindert werden, gefolgt von einem festen Bewertungstermin. Das nimmt beiden Seiten den Druck und verhindert, dass jede Beschwerde als Vertragsverletzung verhandelt wird.

Sorgen Sie für einen einzigen Meldeweg. Wenn dreißig Nutzer direkt die Reinigungskraft ansprechen, entstehen dreißig informelle Zusatzaufträge, die niemand dokumentiert und die am Ende die vereinbarte Leistung verdrängen. Benennen Sie eine Person auf Ihrer Seite, die Meldungen sammelt und gebündelt an die Objektleitung gibt.

Führen Sie die erste gemeinsame Begehung nach vier Wochen durch, nicht früher. Vorher messen Sie die Einarbeitung, nicht die Leistung. Halten Sie im Protokoll fest, welche Positionen des Leistungsverzeichnisses geprüft wurden, welcher Befund vorlag und welche Frist zur Nachbesserung gilt. Nach acht Wochen folgt die zweite Begehung, und spätestens dort entscheidet sich, ob Rhythmen oder Zeitfenster angepasst werden müssen.

Nutzen Sie diese Phase auch, um Annahmen zu korrigieren. Häufig zeigt sich erst im Betrieb, dass ein Bereich mehr Aufwand braucht als gedacht und ein anderer weniger. Eine Anpassung im ersten Quartal ist ein normaler Vorgang und deutlich billiger als ein Jahr mit einer unpassenden Leistungsbeschreibung.

Typische Risiken und wie Sie sie entschärfen

Das erste Risiko ist der Leistungsabfall beim scheidenden Dienstleister. In den letzten Wochen sinkt die Motivation, Personal wird auf andere Objekte umgesetzt, und Sonderleistungen werden nicht mehr ausgeführt. Halten Sie in dieser Zeit den vereinbarten Kontrollrhythmus aufrecht und dokumentieren Sie Abweichungen. Nur dokumentierte Mängel lassen sich in der Schlussabrechnung geltend machen.

Das zweite Risiko ist ein Preisangebot, das die Anlaufkosten nicht enthält. Einarbeitung, doppelte Besetzung in der ersten Woche und die Erstausstattung mit Material kosten Geld. Ein Anbieter, der diese Positionen weglässt, holt sie sich später über Nachträge oder über eine dünnere Besetzung. Fragen Sie im Vergabegespräch ausdrücklich, wie die Anlaufphase kalkuliert ist.

Das dritte Risiko liegt im Altzustand. Wenn Bodenbeläge über Jahre mit zu viel Pflegemittel behandelt wurden, sitzt darauf ein Aufbau, den keine Unterhaltsreinigung entfernt. Der neue Dienstleister wischt dann sauber und der Boden sieht trotzdem stumpf aus. Klären Sie vor dem Wechsel, ob eine Grundreinigung zum Start nötig ist, und beauftragen Sie sie als eigene Position, statt sie stillschweigend zu erwarten.

Das vierte Risiko sind ungeschriebene Zusatzleistungen. In fast jedem gewachsenen Objekt gibt es Aufgaben, die der bisherige Dienstleister über Jahre miterledigt hat, ohne dass sie irgendwo stehen: Blumen gießen, Konferenzräume stellen, Fundsachen sammeln, im Winter den Eingangsbereich fegen. Sammeln Sie diese Punkte vor dem Wechsel und entscheiden Sie bewusst, welche davon in das neue Leistungsverzeichnis gehören. Was nicht drinsteht, verschwindet am ersten Tag.

Das fünfte Risiko ist die Kommunikation nach innen. Nutzer bemerken einen Wechsel innerhalb weniger Tage. Wenn sie nicht informiert wurden, entsteht der Eindruck einer Verschlechterung, bevor eine Bewertung überhaupt möglich ist. Eine kurze Information eine Woche vorher mit Anbietername, Reinigungszeiten und Meldeweg kostet nichts.

Was Sie aus dem Wechsel für den nächsten Vertrag mitnehmen

Jeder Wechsel legt die Schwachstellen der bisherigen Vertragsgestaltung offen. Nutzen Sie das. Wenn die Schlüsselrückgabe schwierig war, gehört eine Kopplung an die Schlussrechnung in den neuen Vertrag. Wenn die Bestandsaufnahme fehlte, gehört eine Übergaberegelung hinein, die für das Ende der neuen Laufzeit gilt. Wenn Zusatzleistungen unklar waren, gehört eine jährliche Überprüfung des Leistungsverzeichnisses vereinbart.

Schreiben Sie in den neuen Vertrag außerdem eine geordnete Beendigung: Pflicht zur Herausgabe aller Objektunterlagen, Fortführung der vereinbarten Leistung bis zum letzten Tag in unveränderter Qualität, protokollierte Rückgabe aller Zutrittsmittel und eine Mitwirkungspflicht bei der Übergabe an einen Nachfolger. Diese vier Punkte kosten bei Vertragsschluss nichts und ersparen beim nächsten Wechsel Wochen.

Halten Sie schließlich fest, was der Wechsel tatsächlich gekostet hat: interne Stunden, Anlaufqualität, eventuelle Grundreinigung, Schließanlagenthemen. Diese Zahl brauchen Sie, wenn beim nächsten Mal ein Angebot mit einem Preisvorteil von wenigen Prozent auf dem Tisch liegt. Häufig zeigt sich dann, dass eine Nachverhandlung mit dem bestehenden Dienstleister das wirtschaftlichere Vorgehen gewesen wäre.

Dieser Text gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Auslegung von Paragraf 613a BGB hängt vom Einzelfall ab, ebenso die Wirksamkeit von Kündigungs- und Verlängerungsklauseln. Lassen Sie Verträge und Personalfragen im konkreten Fall anwaltlich prüfen.

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