Gebäudereinigung ausschreiben und vergleichbare Angebote erhalten

Warum Angebote in der Gebäudereinigung so oft unvergleichbar sind

Wenn fünf Angebote für dasselbe Gebäude zwischen 2.900 und 6.400 Euro im Monat liegen, ist das selten ein Zeichen für unterschiedliche Marktpreise. Meistens haben die Bieter unterschiedliche Leistungen kalkuliert, weil die Ausschreibung offen ließ, was genau geschuldet ist. Der eine hat Sanitärräume dreimal wöchentlich angesetzt, der andere arbeitstäglich. Beide haben die Unterlage korrekt gelesen.

Die Ursache liegt fast immer in der Leistungsbeschreibung. Formulierungen wie besenrein, gründlich, in ortsüblicher Qualität oder nach Bedarf beschreiben ein Ergebnis, das jeder anders auslegt. Kalkulierbar sind nur Positionen mit Fläche, Tätigkeit und Rhythmus. Alles andere ist eine Einladung, Risiko einzupreisen oder Leistung wegzulassen.

Der zweite Grund ist ein fehlendes oder veraltetes Aufmaß. Wer Bruttogeschossflächen aus dem Bauantrag verwendet, schreibt Flächen aus, die es so nicht gibt. Reinigungsrelevant ist die tatsächlich zu bearbeitende Fläche, aufgeteilt nach Belag und Nutzung, ohne Einbauten und ohne nicht zugängliche Bereiche.

Der dritte Grund sind unbekannte Wertungskriterien. Wenn Bieter nicht wissen, ob nur der Preis zählt oder ob ein Konzept bewertet wird, kalkulieren manche knapp und andere mit Puffer für Qualität. Die Angebote unterscheiden sich dann in einer Dimension, die die Ausschreibung nie benannt hat.

Das Raumbuch als Grundlage

Ein Raumbuch listet jeden Raum mit Nummer, Bezeichnung, Nutzungsart, Bodenbelag, Fläche und Ausstattungsmerkmalen auf, die die Reinigung beeinflussen. Es ist die einzige Unterlage, aus der sich sowohl das Leistungsverzeichnis als auch die spätere Abnahme ableiten lassen. Ohne Raumbuch beschreibt eine Ausschreibung ein Gebäude, das niemand betreten hat.

Die Nutzungsart entscheidet über den Rhythmus. Ein Einzelbüro, ein Großraum, ein Besprechungsraum, ein Serverraum, ein Labor und ein Sozialraum unterscheiden sich in Verschmutzungsgrad, Zugänglichkeit und Anforderungen. Die Belagsart entscheidet über Verfahren und Mittel: Linoleum verträgt andere Reinigungslösungen als Kautschuk, Naturstein andere als Fliesen.

Im Raumbuch gehören außerdem Angaben zur Zugänglichkeit: Räume mit Zutrittsbeschränkung, Bereiche mit Begleitpflicht, Zeiten, in denen ein Raum nicht betreten werden darf. Diese Punkte kosten Zeit und damit Geld. Wer sie erst nach Vertragsschluss offenlegt, bekommt einen Nachtrag oder eine schlechtere Leistung.

Ein Raumbuch ist Arbeit, aber einmalige Arbeit. Es bleibt über mehrere Vergabeperioden nutzbar und muss nur fortgeschrieben werden. Wer es einmal anlegt, kann bei der nächsten Ausschreibung innerhalb weniger Tage eine vollständige Unterlage erzeugen und Angebote direkt gegenüberstellen.

Flächenaufmaß: was gemessen wird und was nicht

Reinigungsfläche ist die tatsächlich bearbeitbare Bodenfläche. Abgezogen werden fest eingebaute Möbel, Einbauschränke, feste Regalanlagen, Schächte und dauerhaft belegte Flächen. Nicht abgezogen werden bewegliche Möbel, denn unter ihnen wird zumindest periodisch gereinigt. Diese Konvention muss in der Ausschreibung stehen, sonst rechnet jeder Bieter anders.

Getrennt aufzunehmen sind Sanitärflächen, Verkehrsflächen, Küchen- und Sozialbereiche, Technikräume sowie Sonderflächen wie Aufzugskabinen, Treppen und Podeste. Treppen werden üblicherweise nach Stufen oder nach abgewickelter Fläche erfasst, nicht als Grundfläche. Wird das nicht festgelegt, entstehen Abweichungen von mehreren hundert Quadratmetern.

Glasflächen gehören in ein eigenes Aufmaß, getrennt nach Innen- und Außenseite, nach Zugänglichkeit und nach Rahmenanteil. Eine Fensterfront, die nur mit Hubarbeitsbühne erreichbar ist, hat mit einer Bürofenstereinheit nichts gemein. Für die Glasreinigung ist die Erreichbarkeit preisbestimmender als die Quadratmeterzahl.

Wichtig ist die Aussage zur Verbindlichkeit. Legen Sie fest, ob das Aufmaß verbindlich ist oder ob Bieter es prüfen müssen und Abweichungen benennen dürfen. Beides ist vertretbar. Unklar bleiben darf es nicht, weil sonst nach Vertragsbeginn über jede Flächendifferenz gestritten wird.

Geben Sie im Aufmaß immer an, mit welchem Stand und aus welcher Quelle die Flächen stammen. Ein Aufmaß von 2019 in einem umgebauten Gebäude ist schlimmer als gar keines, weil es Sicherheit vortäuscht.

Das Leistungsverzeichnis: Positionen statt Adjektive

Das Leistungsverzeichnis übersetzt das Raumbuch in Tätigkeiten. Jede Position nennt die Raumgruppe, die Tätigkeit, das Objekt der Tätigkeit und den Rhythmus. Ein Beispiel: Sanitärräume, Waschbecken und Armaturen reinigen und desinfizieren, arbeitstäglich. Das ist prüfbar, kalkulierbar und im Streitfall belegbar.

Trennen Sie regelmäßige Leistungen von periodischen und von Sonderleistungen. Regelmäßig sind Positionen mit festem Rhythmus, periodisch sind Leistungen mit größerem Abstand wie Grundreinigung oder Glasreinigung, Sonderleistungen fallen anlassbezogen an. Alle drei brauchen eigene Preisangaben, sonst lässt sich später keine einzelne Leistung abrufen oder streichen.

Verzichten Sie auf Formulierungen, die eine Bewertung enthalten. Sauber, gepflegt, ansprechend und einwandfrei sind keine Leistungsangaben. Wenn Sie ein Qualitätsniveau beschreiben wollen, verweisen Sie auf ein Messverfahren, etwa auf ein Qualitätsmesssystem nach DIN EN 13549, und legen Sie Annahmezahlen fest.

Halten Sie das Verzeichnis änderungsfähig. Flächen kommen hinzu, Nutzungen ändern sich, Bereiche fallen weg. Eine Klausel zur Anpassung mit klarer Berechnungsgrundlage, etwa einem Einheitspreis je Quadratmeter und Raumgruppe, erspart bei jeder Änderung eine Neuverhandlung des Gesamtpreises.

Eignungsnachweise und was sie tatsächlich aussagen

Eignungsnachweise sollen belegen, dass ein Bieter den Auftrag ausführen kann. Sinnvoll sind der Nachweis der Eintragung in die Handwerksrolle, eine Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialversicherungsträger und der Berufsgenossenschaft sowie Referenzen aus vergleichbaren Objekten.

Das Gebäudereinigerhandwerk ist nach der Handwerksordnung ein zulassungspflichtiges Handwerk mit dreijähriger Ausbildung und eigener Meisterprüfung. Der Eintragungsnachweis ist deshalb keine Formalie, sondern eine echte Marktzugangsvoraussetzung, die sich in wenigen Minuten prüfen lässt.

Bei Referenzen zählt Vergleichbarkeit, nicht Prominenz. Fragen Sie nach Objekten ähnlicher Größe, Nutzung und Rhythmus, nach der Laufzeit des Auftrags und nach einem Ansprechpartner. Eine Referenzliste ohne Kontaktmöglichkeit ist eine Behauptung.

Nützlich ist außerdem die Frage nach der Objektbetreuung: Wie viele Objekte betreut eine Objektleitung, wie oft ist sie vor Ort, wer vertritt sie im Urlaub? Diese Angaben sagen mehr über die spätere Qualität aus als jedes Zertifikat, weil Reinigungsqualität überwiegend an der Führung vor Ort hängt.

Tariftreue und das Vergabegesetz in Sachsen-Anhalt

Für öffentliche Auftraggeber in Sachsen-Anhalt gilt das Gesetz zur Sicherung von Tariftreue, Sozialstandards und Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, kurz Tariftreue- und Vergabegesetz. Es wurde am 7. Dezember 2022 beschlossen und ist seit dem 1. März 2023 in Kraft; eine Novelle gilt seit dem 1. November 2025. Es betrifft Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte.

Mit der Novelle wurden die Wertgrenzen deutlich angehoben. Für Liefer- und Dienstleistungen stieg der maßgebliche Wert nach Berichten aus der Vergabepraxis von 40.000 Euro auf 221.000 Euro, für Bauleistungen von 120.000 Euro auf 5,538 Millionen Euro; diese Anhebung ist befristet. Freiberufliche Leistungen wurden aus dem Anwendungsbereich herausgenommen. Für den konkreten Fall ist stets die aktuell geltende Fassung des Gesetzes und der zugehörigen Verordnung maßgeblich.

Unabhängig vom Vergaberecht gilt in der Gebäudereinigung ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt er in der Lohngruppe 1 für Innen- und Unterhaltsreinigungsarbeiten 15,00 Euro je Stunde, in der Lohngruppe 6 für Glas- und Fassadenreinigung 18,40 Euro je Stunde. Der gesetzliche Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro. Diese Werte sind der Prüfmaßstab für jede Kalkulation.

Für private Auftraggeber hat das eine praktische Folge: Ein Angebot, dessen Stundenverrechnungssatz kaum über dem Branchenmindestlohn liegt, kann Lohn, Lohnnebenkosten, Material, Führung, Verwaltung und Gewinn nicht abdecken. Solche Angebote enden regelmäßig in Leistungskürzung oder Vertragsabbruch. Die Prüfung des Verrechnungssatzes gehört deshalb in jede Wertung.

Angebote prüfen: die Plausibilitätsrechnung

Der wirksamste Prüfschritt ist die Rückrechnung vom Preis auf die Flächenleistung. Ein Beispiel: Ein Verwaltungsgebäude mit 4.200 m² Reinigungsfläche wird fünfmal wöchentlich gereinigt, gerechnet mit 21 Reinigungstagen je Monat. Ein Bieter verlangt 4.200 Euro im Monat. Daraus folgt 4.200 Euro geteilt durch 21 Tage gleich 200 Euro je Reinigungstag.

Setzt man einen Stundenverrechnungssatz von 25 Euro an, entspricht das 200 Euro geteilt durch 25 Euro gleich 8 Stunden Reinigungszeit je Tag. Auf die Fläche bezogen sind das 4.200 m² geteilt durch 8 Stunden gleich 525 m² je Stunde. Diese Zahl lässt sich mit Erfahrungswerten abgleichen.

Für Büroflächen mit anteiligen Sanitär- und Verkehrsflächen liegen realistische Werte je nach Ausstattung, Möblierung und Rhythmus deutlich unter diesem Wert. Eine geforderte Quadratmeterleistung von 525 m² je Stunde bedeutet, dass entweder Positionen weggelassen oder die kalkulierten Zeiten nicht eingehalten werden. Das Angebot ist damit nicht das günstigste, sondern das riskanteste.

Fordern Sie die Kalkulationsgrundlagen an: Stundenverrechnungssatz, angesetzte Reinigungsstunden je Woche und die unterstellten Leistungswerte je Raumgruppe. Seriöse Bieter legen diese Zahlen offen, weil sie ihre Kalkulation verteidigen können. Wer sie verweigert, hat entweder nicht gerechnet oder etwas zu verbergen.

Wertungskriterien und Zeitplan

Legen Sie vor Versand der Unterlagen fest, wie gewertet wird, und geben Sie die Gewichtung bekannt. Eine reine Preiswertung ist zulässig, führt aber bei Dienstleistungen mit hohem Personalanteil regelmäßig zum unterdeckten Angebot. Verbreitet und bewährt ist eine Aufteilung, die neben dem Preis das Objektkonzept, die Personalplanung und die Qualitätskontrolle bewertet.

Die Kriterien müssen so formuliert sein, dass sie sich anhand der eingereichten Unterlagen prüfen lassen. Ein Kriterium wie Zuverlässigkeit ist nicht wertbar. Prüfbar sind dagegen die Zahl der eingesetzten Kräfte, der Vertretungsplan, die Häufigkeit der Objektbegehungen, das Einarbeitungskonzept und das vorgeschlagene Verfahren zur Qualitätsmessung.

Planen Sie den Zeitplan realistisch. Zwischen Versand der Unterlagen und Angebotsabgabe sollten mindestens vier Wochen liegen, damit Bieter das Objekt besichtigen und rechnen können. Eine Objektbesichtigung mit allen Bietern am selben Termin ist der wirksamste Weg, Rückfragen zu bündeln und Missverständnisse auszuräumen.

Zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn sollten weitere sechs bis acht Wochen liegen. Der neue Dienstleister muss Personal einplanen oder einstellen, Schlüssel übernehmen, Material bereitstellen und einweisen. Ein Wechsel mit zwei Wochen Vorlauf geht fast immer zulasten der ersten Wochen Qualität.

• Unterlagenversand mit Raumbuch, Aufmaß, Leistungsverzeichnis und Wertungsmatrix
• Gemeinsame Objektbesichtigung mit Protokoll an alle Bieter
• Angebotsfrist mindestens vier Wochen, schriftliche Beantwortung aller Rückfragen
• Prüfung auf Vollständigkeit, dann Plausibilitätsrechnung, dann Wertung
• Zuschlag mit mindestens sechs Wochen Vorlauf bis zum Leistungsbeginn

Typische Fehler in Leistungsbeschreibungen

Der klassische Fehler ist die Übernahme einer alten Ausschreibung ohne Abgleich mit dem heutigen Gebäude. Bereiche, die es nicht mehr gibt, stehen weiter drin; neue Flächen fehlen. Bieter kalkulieren dann Positionen, die nie abgerufen werden, und lassen andere aus, die täglich anfallen.

Zweitens werden Rhythmen zu grob angegeben. Wöchentlich kann bedeuten, dass eine Leistung an einem festen Wochentag erbracht wird oder irgendwann innerhalb von sieben Tagen. Für die Personalplanung ist das ein erheblicher Unterschied, und für die Kontrolle ebenfalls.

Drittens fehlt die Regelung zu Verbrauchsmaterial. Wer stellt Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Abfallbeutel, und wer bezahlt sie? Diese Position kann mehrere hundert Euro im Monat ausmachen. Sie muss entweder ausgeschrieben oder ausdrücklich ausgenommen werden.

Viertens fehlen Angaben zu Zugang und Zeitfenstern. Ob in der Kernzeit als Tagesreinigung oder in den Randstunden gearbeitet wird, verändert die Kalkulation deutlich, weil Zuschläge, Wegezeiten und die Verfügbarkeit von Personal davon abhängen. Diese Entscheidung gehört in die Ausschreibung, nicht in das erste Gespräch nach Vertragsbeginn.

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